Er zijn enkele vragen gekomen naar aanleiding van de nieuwsbrief die verstuurd is geweest ivm de organisatie van de Speleologische Dagen. Daarom deze verduidelijking.

We gaan delen van het opzet in handen van clubs/groepen speleo’s geven.

We delen de hele organisatie in een aantal blokken:

  • Catering. Dit is zowel het ontbijt als het warme eten op zaterdag en zondag (en lunchpakket zaterdag). Samen met het bestuursorgaan wordt hiervoor een budget opgesteld, en binnen dat budget staat het je vrij dit te organiseren zoals je wil. Je draagt de verantwoordelijkheid voor het hele blok catering het ganse weekend.
  • Bar. Je zorgt voor de bemanning (of bevrouwing) van de bar van vrijdagavond tot zondagnamiddag. Voor de bemanning kan je beroep doen op je eigen clubleden/groep en ook de andere clubs en deelnemers aan de Speleologische Dagen. Ook het opbouwen, afbouwen van de bar en het aanvullen van de frigo's behoort bij het takenpakket. Het aankopen van drank en het huren van alle materiaal doet het bestuursorgaan.
  • Receptie. Samen met het bestuursorgaan wordt hiervoor een budget opgesteld, en binnen dat budget staat het je vrij de receptie te organiseren zoals je wil.
  • Inrichting terrein. Dit houdt volgende taken in:
    • wegwijzers, spandoeken/reclameborden plaatsen;
    • parking en kampeerterreinen afbakenen;
    • klaarzetten multimediamateriaal;
    • eetzaal en grote zaal beneden inrichten;
    • zaal voor standhouders klaarzetten;
    • klaslokalen klaarzetten voor de workshops;
    • zondag alles terug in originele staat brengen en opruimen domein.
  • Regelen grotten. Je spreekt de beheerders van de afgesloten grotten aan en regelt de bezoeken. Hiervoor kan je rekenen op de kennis en contactgegeven van de bestuursleden. Ook het inschrijven voor de grotten op zaterdagochtend zit in je takenpakket.
  • Workshops. Je spreekt kandidaten aan om workshops/lezingen te geven. Ook hiervoor kan je rekenen op de kennis en contactgegeven van de bestuursleden. Ter plaatse zorg je er voor dat alle nodige materialen in de lokalen aanwezig zijn. Ook begeleid je de sprekers op zondag.
  • Shops/markt. Je contacteert handelaars/sponsors of ze interesse hebben met een stand op de Speleologische Dagen te staan. Je organiseert ook de opbouw van de stands ter plaatse.
  • Opkuis/opruimen zondag. Je zorgt met een ploeg witte ridders op zondag dat het hele gebouw terug opgeruimd en gepoetst wordt.

Bij deze doen we een warme oproep aan de clubs of enkelingen om de organisatie van één van die blokken op zich te nemen. Tegenover het opnemen van één van deze taken kan er zeker een tegemoetkoming staan

Voor elk van de blokken van de organisatie wordt één verantwoordelijke gevraagd. Je probeert ook
zelf ook voor de nodige helpers te zorgen. Ook bij het inschrijven voor de Speleologische Dagen (vooraf en ter plaatse vrijdag) gaan we alle deelnemers aanspreken zich op te geven voor één of meerdere taken, zodat je ook op die manier aan helpers kan komen voor alle taken. Bedoeling is ook om met alle verantwoordelijken samen als één ploeg tot een geslaagde organisatie te komen en mekaar te steunen om elk blok tot in detail geregeld te krijgen.

De eindverantwoordelijkheid en de financiële afhandeling blijven in handen van het bestuursorgaan. Graag delen we onze knowhow en ervaring met de personen/clubs die hun schouders onder deze vernieuwde aanpak willen zetten.

Later op het jaar nodigen we geïnteresseerden uit om de hoofden eens bij mekaar te steken over deze nieuwe aanpak. Hopelijk duiken er nieuwe ideeën op. We komen met alle geïnteresseerden regelmatig samen om al die ideeën te laten rijpen tot een geslaagde Speleologische Dagen.

Dus voel je je als club of als enkeling aangesproken, geef dan gerust een seintje aan het bestuur tegen 15/12: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

De verderzetting van de Speleologische Dagen hangt hiervan af, en het zou jammer zijn mocht deze traditie verloren gaan.

Het bestuursorgaan van het VVS,
i.o. Eddy Driesen