In januari hielden wij onze Ronde van Vlaanderen. Tijdens 4 sessies gingen wij, als bestuur, in gesprek met jullie, onze leden. We hebben verteld wat onze visie is voor de komende tijd en waar we zoal mee bezig zijn. En we hebben vooral ook geluisterd naar wat jullie als leden van ons verwachten, wat er goed loopt en wat er verbeterd kan worden.
De samenvatting van wat er uit de bus is gekomen kan je hier nalezen.
Wij, als bestuur, gaan hier nu verder mee aan de slag.
Leden die aanwezig zijn geweest tijdens de 4 sessies
Marc de Hoon, Pieter van Straelen, Kris Carlier, Oskar van Herreweghe, Christopher Peeters, Tom Carron, Dirk Deroo, Annemie Lambert, Dagobert Lecluse, Saartje Linders, Renate Klein, Carlo van Breda, Martin de Gouw, Kevin Leys, Bart Mertens, Joost Michiels, Daan Nijs, Roan Buysse, Karl Willems, Danny Cornelis, Sven Servaes.
Leden van de Raad van Bestuur in wisselende samenstelling.
Algemeen beeld
Vanuit de leden:
Een deel van de leden heeft geen behoefte aan meer activiteiten van het VVS of RvB. De Speleologische dagen, een BBQ of videopresentatie is genoeg. Het lijkt erop dat naarmate een club groter is en zelf meer activiteiten organiseren, het VVS meer als overkoepelend orgaan wordt gezien. Als een club kleiner is, is er meer behoefte om gezamenlijk activiteiten te ondernemen.
Ook komt naar voren dat het scheelt of de RvB bekende gezichten zijn. Als men de bestuursleden kent, zal er ook sneller contact gezocht worden.
Het VVS en de RvB loopt op zich goed, zo ook de werkgroepen lopen goed. Belangrijk is dat VVS als overkoepelend orgaan de kaderfuncties/taken goed regelt en dat informatie hierover goed op de website teruggevonden kan worden. Er kan nog wel aan communicatie gewerkt worden.
Zorg ervoor dat als de RvB taken doet, die ook haalbaar zijn en niet te ambitieus.
Deel met de leden wat er in de RvB wordt besproken en besloten.
Vanuit de RvB:
We willen meer verbinding tussen de leden en de RvB. We willen delen waarmee de RvB bezig is en informatie delen en we willen daarnaast meer input van onze leden. Wat kunnen wij beter doen? RvB wil ook weten wat er speelt in de clubs. Daarbij is er ook behoefte aan inbreng van specialistische kennis onder de leden. Mogelijk kan het VVS in een database bijhouden welke specialismes/competenties de leden hebben, zodat meer gericht om hulp gevraagd kan worden.
Communicatie:
Vanuit RvB:
- Er wordt gewerkt aan een betere communicatie met externe partijen, zoals UBS, VSF, Speleo Nederland etc.
- Er wordt gewerkt aan een Nieuwsbrief nieuwe stijl. Kortere informatie die pakkender wordt gebracht. Met af en toe een persoonlijke noot of anekdote en wat meer illustraties. Dit om de leesbaarheid te vergroten.
- Meer interessante artikelen in de Spelerpes, daarvoor samenwerking met Speleo Nederland en UBS.
- Website zal worden verbeterd. Betere layout. Informatie beter vindbaar. Alle belangrijke emailadressen en portefeuilleverdeling binnen de RvB zullen makkelijk toegankelijk worden gemaakt.
- Er is een Facebook-groep gestart die enkel bedoeld is voor informatie aan de leden van het VVS: VVS-Verbond van Vlaamse Speleologen. Deze groep bestaat naast de groep Speleo-VVS & Speleo NL, die bedoeld is voor alle leden van het VVS en Speleo Nederland.
- De werkgroepen zullen regelmatig worden uitgenodigd op de RvB vergadering om een presentatie te geven waar men mee bezig is.
Vanuit de leden:
- Gebruik online contactmogelijkheden zoals Zoom, Teams, Skype voor meer onderwerpen dan je nu doet.
- Probeer ook andere media te vinden, want niet alle VVS leden zitten op Facebook. Ook de jongeren zijn op een andere manier te benaderen (bv, Snapchat, Instagram, TikTok).
- In de Facebook-groep kan je ook de nieuwsbrief posten.
- De portefeuillehouders moeten ook onderling met de bestuursleden binnen de RvB de binnenkomende informatie delen. Het is belangrijk dat de bestuursleden goed samenwerken.
- RvB leden zouden wat vaker bij de clubs langs kunnen gaan, eens mee gaan op een grottocht of een andere activiteit. Dit om de afstand tussen club en RvB te verkleinen.
- RvB zou vaker Ronde van Vlaanderen kunnen doen, maar dan over een specifiek onderwerp.
- Op een centrale plaats op de website plaatsen van activiteiten van clubs (hoewel dit in het verleden geen succes is geweest, mede omdat men niet graag met onbekenden gaat grotten).
- Liever 1 mail met meerdere punten dan allerlei korte mails waardoor de mailbox volloopt.
- WhatsApp-groep maken. Nadeel is dat er veel onnodige reacties op komen.
- Blogs schrijven op de website.
- Zelf een app ontwikkelen.
- Duidelijk maken waarom er nu een andere Facebook-groep is dan de Facebook-groep die er al is.
- Na afloop van een grotactiviteit in het verbondshuis een drankje drinken, zodat mensen kennis met elkaar kunnen maken en tijd met elkaar kunnen doorbrengen.
- Denk tevoren na wie de doelgroep is van de informatie die je wil delen (bv een werkgroep, of alle leden, of de jeugd), en welk communicatiemiddel is daarvoor het meest geschikt.
Activiteiten in Covid tijd en algemene ideeën vanuit de leden
- Geven van een online presentatie, video-avond of cursus over een specifiek onderwerp (bv nieuwe klimtechnieken of materialen of over een grotexploratie).
- Persbericht uit doen bij radio of TV via contacten die er zijn bij oa. VTM om de speleo onder de aandacht te brengen in een interview bv. Nadeel is dat we nu geen ‘eye-catcher’ hebben om onder de aandacht te brengen.
- In een kleiner groepje ideeën gaan uitwerken. Dat werkt beter dan in onder alle leden ideeën uit te vragen.
- Een (karst)wandeling of speurtocht uitzetten waaraan men in groepjes van bv max. 4 aan kan deelnemen, met een prijsvraag met vragen over grotten/karst. Dit kan ook voor het jaar van de speleo/karst. Een wandeling kan je ook online zetten, met daarbij informatie over de karst waar ze langs wandelen.
- Een linkje naar een video met een tekstje van een bestuurslid dat in de nieuwsbrief wordt geplaatst. Zo krijgen de leden een beeld bij de persoon van de bestuursleden.
- In de nieuwsbrief kortere teksten met een link die verwijst naar de website. Daardoor wordt de nieuwsbrief beter leesbaar.
- Gebruik voor informatie ook andere kanalen als twitter of facebook.
- Facelift van de website zodat deze gebruiksvriendelijker wordt.
- YouTube filmpje maken op een YouTube pagina ‘VVS’.
- Gebruik maken van Google Forms om een kort bericht over een specifiek thema op te plaatsen (enquête) .
- Scouting heeft jaarlijks een markt om de start van het nieuwe jaar te vieren. Daar kan eenieder zich in een kraam presenteren, zo ook informatica. Daar zijn mensen de vinden die kunnen helpen bij de website.
- Mensen die je treft bij een bijeenkomst of activiteit aanspreken om hulp te vragen.
- Voorzitters en secretarissen vragen of zij leden binnen hun club kennen met bepaalde kennis/competentie.
- Hulp voor maken van de website kan beter opgedeeld worden in deelmodules. Zodat men niet denkt dat ze verantwoordelijk zijn voor de hele website.
- Maak bekend op de website, Facebook of nieuwsbrief wat er in de vergadering van de RvB besloten is.
- Er zou een groeisysteem moeten zijn binnen de federatie om zo mensen gemotiveerd te krijgen (door 1 concrete taak te geven) en door te laten groeien naar een bestuursfunctie.
- Probeer om niet alle ideeën tegelijk uit te gaan voeren, maar maak een keuze om 1 of 2 dingen aan te gaan pakken.
Waar RvB de laatste tijd mee bezig is geweest
- Beleidsplan
- Covid situatie structureren
- Verbeteren communicatie, intern en extern
- Verbeteren statuten en reglement inwendige orde
- Aanpassen structuur WGD en nieuw grotduikreglement
- Financieel plan
